Gode råd til at få succes med at hyre eksterne IT-konsulenter

Årsagerne til at bringe en ekstern IT-konsulent om bord kan være mange. Og selvom det ikke er raketvidenskab at hyre eksterne konsulenter, er det en opgave, man ikke må tage let på. Her giver Senior Account Manager Jytte Raahede og Jesper Astrupgaard en række tips til, hvordan man får succes med at opruste eksternt.

Vær skarp på jeres behov

I første omgang skal I gøre det klart for jeres organisation, hvilket behov I har, og hvorfor det er opstået. Når I har en klar idé om jeres behov, er det også nemmere at kommunikere det videre – både til medarbejdere og til konsulenthuset. Brug herefter noget energi på at få formuleret det præcist og konkret i jeres forespørgsel til konsulenthuset. Selvom det virker som en banalitet, kan der være en tilbøjelighed til at tage lidt let på dette trin, som i bund og grund godt kan være svært at greje. Brug konsulenthuset aktivt, når I skal beskrive jeres behov. Jo mere konsulenthuset ved om opgaven, desto bedre kan det hjælpe med at finde den helt rigtige profil. I beskrivelsen skal I desuden lægge vægt på at beskrive projektet og konteksten omkring det. Specificer derudover, hvilke egenskaber I ønsker, at konsulenten besidder, hvilket fagområde konsulenten skal have viden om samt status og målsætning for projektet. Der er også en opgave for konsulenthuset i at gøre projektet attraktivt for konsulenten, og en konkret, detaljeorienteret forespørgsel giver unægtelig de bedste forudsætninger for at finde den præcise profil, I søger.

Mød konsulenten

At afholde interview for konsulentkandidater er i høj grad en vigtig del af at opspore den rigtige konsulent for jeres organisation. Interviewet er jeres chance for at se konsulenten an og vurdere, om I har både en personlig kemi, men også om konsulentens faglighed stemmer overens med forventningerne i forhold til jeres projekt. Selvom en konsulent muligvis virker som det rigtige valg for jer på papiret, kan den fysiske kemi tage sig anderledes ud. En stor del af arbejdet med at finde en kandidat ligger hos leverandøren, men interviewet er en foranstaltning for, at I er trygge ved netop den konsulent, som i sidste ende bliver valgt.

Inddrag stakeholderne

Under interviewet har I mulighed for at give en mere detaljeret præsentation af projektet og hvem nøglepersonerne er. Sørg derfor for at have de relevante stakeholdere til stede under interviewet, men brug dem også allerede, når I skal lave forespørgslen. De har en helt konkret idé om, præcist hvad behovet er, og hvad der skal til for at imødekomme det. Udnyt den viden og brug den fra start.   

Sæt rammer for konsulentens forløb

Selvom konsulenten er vant til, at der er fuldt tryk på fra start og at det er deres ansvar at tage hånd om egen succes, er der yderligere nogle ting, som I skal tage højde for. Sørg for at have styr på helt lavpraktiske ting som at sørge for at have elektronisk adgang og udstyr klar samt at vide, hvem der skal tage i mod konsulenten, og hvordan de første par dage skal forløbe. Giv også konsulenten porteføljeadgang på lige fod med de fastansatte, så han eller hun bedst muligt kan navigere og indgå som en del af teamet. Sæt nogle faste rammer for konsulenten og forbered også medarbejderne på forløbet, så får konsulenten de bedste forudsætninger for at præstere fra start, og det giver i sidste ende også det bedste udfald for jeres organisation.     

Sørg for at evaluere

Et led i et succesfuldt forløb med en ekstern konsulent udgør også, at konsulenten får afsluttet forløbet på behørig vis. Det betyder, at I skal sætte tid af til, at konsulenten kan overlevere opgaven til rette vedkommende, så I er klar til at overtage opgaven. Det indbefatter også at sikre, at alt dokumenteret og at der ikke er nogle løse ender. Det giver jer også mulighed for at vurdere, om slutmålet blev realiseret, og om jeres forventninger til konsulenten blev indfriet. 

Brug konsulenthuset

For at komme bedst i gennem processen i at hyre en ekstern konsulent bør I vælge en leverandør, som har indsigt i jeres organisation og som forstår, hvor I står, og hvor I gerne vil hen. Betragt konsulenthuset som en samarbejdspartner og sørg for at være transparente og åbne i dialogen, så har I det bedste udgangspunkt for at finde den rigtige konsulent for jeres organisation.