Mads Juul Jacobsen, senior projektleder.

Vigtigste projektstyringsredskab: En kinabog

Mads Juul Jacobsen, senior projektleder

Hvad var dit seneste projekt?

Jeg var teknisk projektleder på et projekt omkring etablering af selvbetjent grænsekontrol i Københavns Lufthavn. Der var flere projektledere, og nogle af os forlod projektet inden den endelige afslutning. Det gjorde vidensdeling mellem de tilbageværende projektledere og mig ekstremt vigtig, så videnstabet ikke blev for stort.

Hvad har du gjort for at undgå videnstab?

Jeg sikrede tydelighed i de resterende opgaver på en tavle, hvor alle opgaver er beskrevet på post-its med estimeret tidsforbrug og rækkefølge. Her kan alle se, hvad der mangler, og hvordan tingene hænger sammen. Det er min tilgang: jeg sørger for at alt er synligt – og gerne på tavler eller vægge.

Hvordan har du sikret vidensdeling undervejs?

Normalt deler jeg viden internt i projektet, men her var vi næsten kun eksterne. For at sikre, at al viden ikke forsvandt med projektfolkene efter endt opgave, var der behov for løbende møder med dem, der skulle overtage efter os, for at opdatere dem på opbygning, koden og arkitekturen.

Du siger, at du er old-school – hvad indebærer det?

Folk får og sender rigeligt med e-mails, så jeg går meget rundt for at have daglig kontakt med projektdeltagerne. Derfor har jeg en kinabog med, som jeg bruger til at holde styr på mine opgaver. På højre side har jeg opgaverne – på venstre side deler jeg dem op i haster/haster ikke, vigtigt/ikke vigtigt. Det giver et godt overblik over, hvad der skal løses den dag, hvilket også får mit stressniveau ned: får jeg løst alle markeret ’haster’ og ’vigtig’, gør det ikke noget med resten. De opgaver jeg ikke når, overfører jeg til næste side. Nogle gange flyder to-do listen ud på flere sider – så ved jeg, at jeg har for travlt. Det er også en god måde at tale med folk på, da kuglepen og blok virker som en mere uformel opfølgning, end når man står med en iPad.

Hvilke værktøjer bruger du – ud over kinabogen?

OneNote. Jeg brugte post-its en overgang, men dem kan man ikke have med. Selvom jeg prøver ting af på pc, vender jeg altid tilbage til kinabogen. Den virker, så hvorfor bruge energi på at finde en ny løsning, der måske bliver lige så god? Det er dog en ulempe, at jeg kun har den ene bog. Jeg kunne godt tænke mig at finde en cloud-baseret løsning, så den kunne ligge på flere platforme. De dage jeg ikke får taget den med til et møde, ville det være belejligt at kunne se indholdet på telefonen.

Hvor meget vægt lægger du på vidensdeling?

Vidensdeling er en utrolig vigtig del af hverdagen i et projekt. Det er nemmere at få succes, hvis alle har forståelse for en fælles retning og sammenhæng – og hvordan den enkelte opgave passer ind i det store hele. Jeg er en stor tilhænger af agile processer og holder f.eks. daglige morgenmøder, hvor hver deltager får fem minutter til at opsummere arbejdet dagen før, hvad de skal i dag, og hvilke udfordringer de oplever. Testerne hører, hvordan det går med softwareudviklingen, og udviklerne ved, hvis testerne ikke kan følge med. Teamet fungerer bedre, og hvis man hører, at en kollega har problemer i denne uge, er man mere tilbøjelig til at tage over. Hvis en tester sidder i lufthavnen eller er i en anden tidszone, indkalder jeg til fælles videomøder. I min erfaring bliver tingene bare bedst, når man kan fortælle og illustrere. Som en af udviklerne på projektet sagde: man tænker bedst, når man står sammen ved et whiteboard.