Artikel af projektleder Ole Højriis Kristensen.

Måske Danmarks bedste

Ole Højriis Kristensen optimerer alt, hvad han kommer i nærheden af. Som agil projektleder nørder han især med at automatisere Scrum-metodens processer. Her fortæller han om et prisvindende intelligent scrumboard, som han udviklede under et projekt for Vodafone.

Som scrum master er den vigtigste opgave at fjerne impediments for teamet. For nogle ligger de fleste bump på vejen i koordineringen med forretningens repræsentant, men efter min erfaring finder man de største udfordringer meget tættere på. Selve de værktøjer, udviklerne bliver sat til at arbejde med, er nemlig ofte en barriere for at nå teamets fulde potentiale.

Scrumboardet er et godt eksempel på et muligt impediment. Man bygger en væg med stories på små kort for at give alle overblik over, hvad der skal laves, men mange gange bliver væggen forældet og forladt, fordi der ikke er tid til at opdatere den. Kun det digitale projektstyringsværktøj bliver opdateret. Det gør dog ikke væggens oprindelige formål mindre vigtigt – der er stadig brug for det store overblik.

I IT-branchen er vi så heldige, at vi som en del af vores arbejde har mulighed for at skabe vores egne værktøjer. Vi kan forme og tilpasse de systemer, vi arbejder med, præcis som vi ønsker, så de passer til netop vores måde at arbejde på. Det er der bare alt for få, der har fået øjenene op for.

I 2010 var jeg Scrum Master i Vodafone. Vi havde flere forskellige projektstyringsværktøjer, som vi rodede igennem for at finde de stories, vi skulle arbejde på. Samtidig skulle vi sørge for, at kolleger i England og Ukraine kunne følge med i, hvad vi lavede. Jeg lavede et stort scrumboard for at få overblik. Hver dag tog jeg billeder af boardet og sendte dem til vores udenlandske kolleger. Arbejdet med at holde øje med, hvad der var sket i de digitale projektstyringsværktøjer og derefter flytte papirlapper rundt, blev dog hurtigt meget besværligt.

Hvis vi skulle kunne arbejde effektivt, og hvis jeg som Scrum Master skulle undgå at blive begravet i papirarbejde og rapportering, var der ingen vej udenom: Vi blev nødt til at bygge vores eget værktøj.

Ideen til at skrue et fysisk/digitalt scrumboard sammen kom, da jeg satte først et webcam og siden en projektor op foran boardet, så jeg ikke skulle tage billeder af det hver dag. Fra den første tanke, til vi havde et redskab, der kunne bruges dagligt, gik der et par måneder. Men vi blev ved med at udvikle på det. Fx kom vi over en fredagsøl i tanke om, at det kunne være rart, hvis systemet kunne tale. Det var vores eget værktøj, og vi havde frihed til at gøre med det, som det passede os. Det skulle ikke være smukt, det skulle bare virke – og det faktum betød meget for kreativiteten.

Resultatet var et værktøj, der kunne alt. Det kunne kommunikere effektivt til medlemmer af teamet, hvad de skulle arbejde på, ved hjælp af automatisk udprintede sedler på et fysisk whiteboard. Udviklerne kunne flytte rundt på sedlerne og på billeder af sig selv for at flytte stories og assigne dem i vores digitale projektstyringsværktøj. Boardet sendte opdateringer om fremskridt i sprintet ud på Twitter til vores designere i London og vores testere i Ukraine. Det sørgede også for at lave builds til vores testmiljø, så snart en historie var færdig, og det læste beskeder op for teamet fra team-medlemmer, der var blevet forsinkede.

Det kunne alt, hvad vi havde brug for. Det var en syndig bunke PHP-hacks og gaffatape, men det virkede.

Og interessen har været stor. Jeg har beskrevet det digitale scrumboard på konferencer og er blevet interviewet til diverse blogs. Boardet har tilmed fået prisen 
The Ultimate Wallboard af virksomheden Atlassian, der blandt andet sælger projektstyringsværktøjet Jira. Men hver eneste gang jeg taler om værktøjet, er der ét spørgsmål, der går igen: ”Hvor kan man købe et magen til?”.

Det kan man ikke, og det kommer man aldrig til. Vores board fungerede, fordi vi selv byggede det. Vi så et problem, og vi løste det. Vi syntes, der var noget galt med processen, så vi ændrede den. Det er for mig selve kernen i agil udvikling. Der er ikke én proces, der passer til alle – forsøger man alligevel at presse alt ned i samme form, ender man med en middelmådig løsning på en alt for vigtig udfordring.

Et typisk scrumteam er oftest professionelle, der er forholdvis dyre i drift. Men når man nu gerne bruger penge på firma-massageordninger og artesisk kildevand i kantinen, burde udviklere også kunne få lov til at tage en timeout fra arbejdet for at bygge deres egne værktøjer – værktøjer, der er skræddersyede og så meget mere effektive end eksisterende redskaber. Det sker bare alt for sjældent.

Jeg kører selv i bil med automatgear. Hvorfor er det relevant? Fordi mit syn på agile udviklingsteams er meget lig mit syn på min bil. Jeg behøver ikke at bestemme på detailniveau, hvordan tandhjulene skal bevæge sig. Det antager jeg, at en gruppe højt betalte tyske ingeniører er bedre til, end jeg er. Så længe jeg kan angive retning og hastighed, behøver jeg ikke bekymre mig om detaljerne i motorrummet.

På samme måde ville jeg ønske, at flere virksomheder gav deres udviklere fri til selv at bestemme, hvordan de vil arbejde og med hvilke værktøjer. Så længe vi kan blive enige om et fælles mål, burde det være op til de enkelte teams at finde ud af, hvordan de bedst og hurtigst når målet.

Intelligent Scrum board time-lapse video.